วิธีการเขียนรายงานอย่างถูกต้องใน 10 ขั้นตอน

เนื้อหา

• ไม่ใช่เรื่องยากที่จะบรรลุผลลัพธ์ที่มองเห็นได้
• รายงานคืออะไร?
• ขั้นตอนในการจัดทำรายงาน
• 1. เรามีวัตถุประสงค์อะไร?
• 2. คำนึงถึงประเภทของข้อความที่คุณจะใช้
• 3. พิจารณาเป้าหมาย
• 4. การเลือกและวิเคราะห์ข้อมูล
• 5. เราสามารถใช้องค์ประกอบกราฟิก
• 6. ชื่อเรื่อง
• 7. เขียนบทนำ
• 8. ขยายความคิดและอธิบายงานวิจัยในการพัฒนา
• 9. ทำข้อสรุป
• 10. ภาษาที่จะใช้

ไม่ใช่เรื่องยากที่จะบรรลุผลลัพธ์ที่มองเห็นได้

ในแต่ละวันของเราทั้งในที่ทำงานและนอกสถานที่ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ในบางครั้งเราต้องจัดทำรายงานเพื่ออธิบายสถานการณ์หรือปัญหา.

นอกจากนี้เรายังพูดถึงรายงานทางวิทยาศาสตร์หรือทางวิชาการเมื่อเราต้องรับผิดชอบในการอธิบายปัญหาทางวิทยาศาสตร์หรือสังคมอย่างชัดเจนในเอกสารด้วยข้อมูลและข้อสรุป

ไม่ว่าจะยื่นเรื่องร้องเรียนร้องขอหรือเพียงแค่บันทึกสถานการณ์บางอย่างเอกสารนี้จะเป็นประเภทของเอกสารที่เรามักจะเขียน แต่บางคนอาจพบว่าการรายงานนั้นซับซ้อน นั่นคือเหตุผลที่ในบทความนี้เราได้จัดเตรียมขั้นตอนต่างๆเกี่ยวกับวิธีการเขียนรายงานในระดับทั่วไปให้คุณ

รายงานคืออะไร?

รายงานคือเอกสารประเภทหนึ่งที่เขียนเป็นร้อยแก้วซึ่งดำเนินการโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้จัดทำรายงานสามารถสื่อสารบางอย่างเกี่ยวกับสถานการณ์หรือเรื่องที่บุคคลอื่น โดยทั่วไปแล้วพวกเขา มักจะถูกส่งไปยังหน่วยงานที่สูงกว่า (เช่นสภาเมืองหรือผู้บังคับบัญชา)แม้ว่ารายงานจะพบได้ในการสื่อสารบางอย่างกับมืออาชีพที่แตกต่างจากเราเพื่อให้เขาสามารถทำงานกับข้อมูลเดียวกันและเปรียบเทียบหรือขยายข้อมูลได้

มีรายงานหลากหลายประเภทซึ่งอาจมีวัตถุประสงค์และโครงสร้างที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตามบทความนี้นำเสนอการสร้างรายงานที่คำนึงถึงโครงสร้างทั่วไปของรายงาน

ขั้นตอนในการจัดทำรายงาน

เมื่อจัดทำรายงานเราต้องจำไว้ว่าก่อนอื่นเราจะต้องไตร่ตรองว่าเราจะทำอย่างไรเมื่อไรและทำไม. ต่อจากนั้นการเขียนรายงานจริงจะดำเนินการตามสถานการณ์ที่จะสะท้อนและการพิจารณาก่อนหน้านี้

ต่อไปเราจะอธิบายขั้นตอนที่เป็นประโยชน์ต่างๆเพื่อที่จะเขียนรายงานได้อย่างถูกต้อง

1. เรามีวัตถุประสงค์อะไร?

ก่อนที่เราจะเริ่มเขียนเราต้องไตร่ตรองถึงสิ่งที่เราต้องการบรรลุด้วยรายงานของเรา เราจะขอวิธีแก้ปัญหาหรือเพียงแค่จัดเก็บข้อมูลเพื่อใช้ในภายหลัง? เราต้องการสะท้อนการสอบสวนทางวิทยาศาสตร์หรือยื่นเรื่องร้องเรียนหรือไม่? เราต้องคำนึงถึงสิ่งนี้เพื่อเลือกประเภทของรายงานที่เกี่ยวข้องมากที่สุดตามกรณี

2. คำนึงถึงประเภทของข้อความที่คุณจะใช้

รายงานบางฉบับอาจไม่เหมือนกันและแต่ละรายงานอาจมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง ตัวอย่างเช่น, รายงาน expository จะสะท้อนข้อมูลโดยไม่ต้องตีความใด ๆ เกี่ยวกับพวกเขาไม่มีความเป็นไปได้ที่จะสรุปได้ในขณะที่ประเภทการสาธิตจะต้องให้ผู้ทดลองใช้สมมติฐานอย่างละเอียดและทดสอบด้วยวิธีการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์และข้อสรุปเป็นชุด ๆ

3. พิจารณาเป้าหมาย

ไม่เพียง แต่สำคัญว่าจะทำเพื่ออะไรหรืออย่างไร แต่ คุณต้องคิดว่ารายงานของคุณมุ่งเป้าไปที่สาธารณะใด. สิ่งนี้จะช่วยให้เราสามารถปรับระดับภาษาให้เข้ากับความต้องการของเราและของผู้ฟังดังกล่าวได้

4. การเลือกและวิเคราะห์ข้อมูล

จากขั้นตอนก่อนหน้านี้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรวบรวมข้อมูลที่เราต้องการให้และจัดโครงสร้างให้เหมาะสมเพื่อให้วาทกรรมของเรามีหัวข้อร่วมกัน ประเภทของข้อมูลที่จะสะท้อนและใครหรือวิธีการดึงข้อมูลจะต้องนำมาพิจารณาด้วย.

5. เราสามารถใช้องค์ประกอบกราฟิก

แม้ว่าจะขึ้นอยู่กับประเภทของรายงาน แต่ก็สามารถใช้องค์ประกอบภาพที่ทำให้ข้อมูลเข้าใจได้ง่ายขึ้น. ตัวอย่างเช่นเรากำลังอ้างถึงการใช้กราฟแท่งเพื่อวิเคราะห์ความถี่หรือเพื่อวิเคราะห์ผลกำไรและต้นทุน

6. ชื่อเรื่อง

แม้ว่าการพูดถึงมันอาจดูไร้สาระ แต่ไฟล์ ชื่อเรื่องที่ถูกต้องของรายงานอย่างชัดเจนโดยสัมพันธ์กับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับความสมบูรณ์และเข้าใจได้ง่าย เป็นสิ่งที่ช่วยอำนวยความสะดวกอย่างมากในการทำความเข้าใจของผู้อ่าน

7. เขียนบทนำ

ในส่วนแรกของรายงานที่เป็นปัญหานี้เราจะสรุปสั้น ๆ เกี่ยวกับเรื่องที่จะกล่าวถึงในรายงาน. ควรมีวัตถุประสงค์ของรายงานและปัญหาที่ทำให้เกิดความจำเป็นในการดำรงอยู่และบริบทที่ดำเนินการ

8. ขยายความคิดและอธิบายงานวิจัยในการพัฒนา

ในเนื้อหาของรายงานเราจะมีและขยายข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์หรือการสอบสวนทำให้ชัดเจนถึงวิธีการและการดำเนินการที่แสดงให้เห็นว่าสถานการณ์เกิดขึ้นหรือดำเนินการอย่างไรและวิธีการรับข้อมูล หากเป็นรายงานที่สะท้อนถึงการสืบสวนข้อมูลต่างๆเช่นแบบจำลองทางทฤษฎีและการสำรวจสถานการณ์จะถูกรวมเข้าด้วยกัน

9. ทำข้อสรุป

ส่วนสุดท้ายของรายงาน ควรสะท้อนถึงผลลัพธ์สุดท้ายของการสำรวจและสะท้อนให้เห็นในรายงานหรือความต้องการหรือคำขอ ที่ทำขึ้นเพื่อแก้ไขสถานการณ์ ต้องชัดเจนและเข้าใจได้

10. ภาษาที่จะใช้

จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องใช้ภาษาที่ชัดเจนและกระชับตลอดการเขียน ต้องเขียนด้วยวิธีที่เป็นทางการและมีวัตถุประสงค์ในบุคคลที่สามและด้วยน้ำเสียงเฉยเมย ข้อเท็จจริงต้องแยกออกจากการอนุมานที่จัดทำขึ้น (ถ้ามี) และข้อมูลที่กำลังดำเนินการจะต้องได้รับการเสนอโดยตรงและอธิบายอย่างชัดเจนว่าเหตุใดจึงเกี่ยวข้อง